SIKKERHED

Håndtering af personsager (ENGLISH BELOW)

En personsag er som udgangspunkt at en person har udført upassende opførsel(eller brud på dansk lovgivning). Dette vil blive behandlet som skrevet i dette dokument.

Når du deltager i Wonder Studios-aktiviteter har du altid mulighed for at kontakte organisationen omkring en konkret hændelse og få hjælp og støtte. Hvis du er utryg ved at deltage i en Wonder studios aktivitet eller hvis du har været udsat for en ubehagelig oplevelse i forbindelse med en anden person på Wonderland har vi en procedure klar for at håndtere det. Hvis det det svært for dig at tage kontakt alene, er du velkommen til at få en anden til at tage kontakten. I det tilfælde skal vi se en fuldmagt fra dig, så vi er sikre på, du ønsker sagen indberetter. En fuldmagt kan være en email eller sms fra dig, hvor du fortælle os, at du er indforstået med, den anden person indberetter din sag.

 

Sådan gør du – under et arrangement

  1. Har du oplevet noget du ønsker at indberette, er det ofte mest effektive at få det behandlet tættest muligt hvor det er sket. Dels for hurtig behandling, men også for at dem som skal hjælpe dig kan få det bedst mulige indblik i situation.
  2. Kontakt derfor en tryghedsvært (som vi bestræber os efter at have til alle arrangementer). Er der ikke sådanne, kontakt da en arrangør eller sikkerhedspersonale.
  3. På den måde sikrer vi, at du bliver set og hørt hurtigst muligt.

Ønsker du at indberette sagen til nogen uden for arrangementet kan du i stedet gøre som beskrevet i “Sådan gør du – før eller efter et arrangement”, hvor sagen vil blive behandlet efter arrangementet.

Bemærk nogle af vores aktiviteter har et udvidet sikkerheds retningslinjer der ligger ud over foreningens egne. Find dette hvor øvrig info om arrangementet er.

Alle sager, der behandles til et arrangement, vil blive sendt til bestyrelses safe-mail.

 

Sådan gør du – før eller efter et arrangement

  1. Skriv til Tryghedsudvalget på safe@wonderstudios.dk
  2. Den bliver behandlet på næstkommende møde i Tryghedsudvalget der behandler sagen og tager eventuel kontakt til indvolverede.
  3. Efterfølgende orienteres bestyrelsen om sagen med en anbefaling til handling. Dette kan være om der er brug for at få udsendt advarsler og i værste tilfælde karantæner for brud på foreningens eller aktivitetens retningslinjer for sikker deltagelse.
  4. Bestyrelsen mødes hver måned, men hvis sagen vurderes som akut, mødes vi ekstraordinært.

Du kan altid vælge at kontakte Bestyrelsen direkte på contact@wonderstudios.dk

 

Vores process

Fortrolighed

Bestyrelsen og arrangører arbejder ud fra et fortroligheds princip. Det betyder at vi ikke fortæller udefrakommende om, hvem der har henvende sig til os. I tilfælde af anklager mod navngivne personer, vil vi som udgangspunkt høre begge parter og om nødvendigt også eventuelle vidner i sagen. Dette skridt er nødvendigt for, at vi kan træffe en beslutning på et ordentligt grundlag.

Bestyrelsen kommenterer ikke personsager offentlig, men vi forbeholder os retten til at underrette hovedarrangøren og sikkerheds ansvarlig for aktiviteten.

 

Risikovurdering

Når bestyrelsen håndterer en personsag, laver vi en risikovurdering på den person, du har henvendt dig om. Vi vurdere, om det er sandsynligt, personen vil gentage sin uønskede handling i foreningen. Vi ser blandt andet på:

  • Er der en straffesag i gang på sagen med sigtelse, eller ligger der en afgørelse fra en domstol?
  • Har personen en historik for at opføre sig som anmeldt?
  • Alvorsgraden, samt frekvens af, hvad du har oplevet eller er bange for kan ske.
  • Ønske om at indgå i dialog og finde en løsning (såsom at deltage i konfliktmægling, se nedenfor)

Vi ser det som skærpende omstændigheder, når en bestyrelse/arrangør/NPC/holdleder eller anden ansvarlig person er involveret, eller hvis en mindreårig person er involveret.

 

Vores beslutning

Når der er truffet en afgørelse i den personsag, du er involveret i, vil du modtage en skriftlig besked om bestyrelsens beslutning.

 

Konfliktmægling

Vi vil altid gerne hjælpe og hvis der er brug for konfliktmægling, vil vi gøre vores bedste for at bidrage til at facilitere dette. Her har både du og den anden part ret til en bisidder eller en stedfortræder. Et eventuelt konflikt mæglingsmøde kan både foregå fysisk eller digitalt. For at konfliktmægling kan starte kræver det alle parter ønsker det.

En løsning kan f.eks. være at personen holder sig for at kontakte dig når I begge deltager i foreningens aktiviteter.

Hvis det vurderes at en person er en risiko for medlemmer, frivillige eller andre personer der er til aktiviteten, vil personen blive kontaktet og bedt om at ændring sin væremåde til aktiviteterne eller blive sat i karantæne i 1-3 år.

 

Vi kan ikke klare alt

Da vi er frivillige er der en anerkendelse af at vi ikke kan løse alle problemer, og vil søge ekstern hjælp hvis nødvendigt fks, https://offerraadgivning.dk/

Selv om vi ikke kan udtale os om folks privat sager har vi stadig en indberetningspligt i forhold til grov overtrædelse af dansk straffelov.

 

Inhabil

Medlemmer af udvalget/bestyrelsen kan meldes inhabil. I tilfælde af inhabilitet vil det betyde at personen ikke kan deltage til beslutning processes.

  • Inhabilitet kan være hvis.
  • Medlemmet er en del af sagen.
  • Medlemmet er i familie eller i forhold med involverede parter.

Det kan forekomme at en person melder sig selv inhabil af andre årsager.

 

Udmelding af afgørelse til parterne

Hvis der træffer en afgørelse, udsendes et skriv til parterne. Dette opsummerer sagen og beskriver hvad der er afgørelsen, og hvad afgørelsen består i.

 

Hvor længe gemmer vi din sag?

Vi gemmer henvendelser og relevante information for sager i op til 5 år, for at kunne bedømme om brud på vores regler for sikker deltagelse bliver overtrådt igen efter en karantæne.

 

Baggrund for denne process

Vi henviser til foreningens retningslinjer for udelukkelse her

 

Trygheds Udvalget

Asger Deleuran Müller(mail ansvarlig)

Kaare Husmann

Daniel Møbjerg

Daniel Regin Mortensen

Rasmus Bjørnskov-Bartholdy

Som udgangspunkt vil trygheds udvalget af mindst 1 bestyrelsesmedlem, 1 fra projektet som klagen omhandler(Sunfall, Cyberpunk etc.)

 

Foreningens retningslinjer for god opførsel i foreningen

  1. Hvis en anden deltager beder dig om at stoppe, så stop og lyt.
  2. Respekter andres grænser, selvom de er anderledes end dine.
  3. Konfronter dine med deltagere, hvis du ser dem opføre sig på en måde, der strider mod vores foreningens retningslinjer.
  4. Bliv ikke for beruset til vores aktiviteter.
  5. Søg samtykke fra den anden part, før du involverer romantisk og seksualitet til aktiviteter.
  6. Giv klart og ærligt “Ja” eller “Nej”, hvis du bliver bedt om samtykke.

Handling of personal matters

A personal case is a person engaged in inappropriate behavior (or a breach of Danish legislation). It will be handled as written in this document.

When you participate in Wonder Studios activities, you always have the opportunity to contact the organization about a specific incident and get help and support. If you are uneasy about participating in a Wonder studio activity or if you have been exposed to an unpleasant experience in connection with another person at Wonderland, we have a procedure in place to deal with it. If it is difficult for you to make contact alone, you are welcome to have someone else make contact. In that case, we need to see a power of attorney from you, so we are sure you want to report the matter. A power of attorney can be an email or text message telling us that you agree with the other person reporting your issue.

 

During an event or acitivity.

  1. Suppose you have experienced something you want to report. In that case, it is often most effective to have it dealt with as close as possible to where it happened, partly for quick treatment so those who will help you can get the best possible insight into the situation.
  2. Therefore, contact a security host (which we strive to have for all events). If there are none, get an organizer or security personnel.
  3. På den måde sikrer vi, at du bliver set og hørt hurtigst muligt.

This way, we ensure that you are seen and heard as soon as possible. If you wish to report the matter to someone outside the event, you can do as described in “How to do it – before or after an event,” where the matter will be dealt with after the event.

Note that some of our activities have extended safety guidelines beyond the association’s own. Find this where other info about the event is. All cases processed for an event will be sent to our safe email.

 

Before or after an event.

  1. Please write to the Safety Committee at safe@wonderstudios.dk.
  2. We will proceed with the Security Committee’s next meeting, which will deal with the matter and make possible contact with those involved.
  3. Subsequently, the Board is informed about the subject with a recommendation for action. It can be if there is a need to issue warnings and, in the worst case, quarantines for breaking the association’s or activity’s guidelines for safe participation.
  4. The Board meets every month, but we meet exceptionally if the matter is deemed urgent.

You can always choose to contact the Board directly at contact@wonderstudios.dk

 

Our Process

Confidentiality

The Board and organizers work based on a principle of confidentiality. This means that we do not tell outsiders about who has contacted us. In the case of accusations against named persons, we will generally hear both parties and, if necessary, also any witnesses in the case. This step is essential for us to decide on a proper basis.

The Board does not comment on personal matters publicly, but we reserve the right to notify the main organizer and security officer of the activity.

 

 

Risk assessment

When the Board handles a personal matter, we make a risk assessment of the person you have contacted. We assess whether it is likely that the person will repeat his unwanted action in the association. Among other things, we look at:

  • Is there a criminal case pending on the matter with charges, or is there a decision from a court?
  • Does the person have a history of behaving as reported?
  • The severity and frequency of what you have experienced or feared may happen.
  • Desire to engage in dialogue and find a solution (such as participating in conflict mediation, see below)

We see it as aggravating circumstances when a board/organizer/NPC/team leader or other responsible person is involved or if a minor is involved.

 

 

Our decision

When a decision has been made in a personal matter you are involved in, you will receive written notification of the Board’s decision.

 

 

Conflict mediation

We always want to help, and if conflict mediation is needed, we will do our best to help facilitate this. Here, you and the other party have the right to a co-sitter or a deputy. A potential conflict mediation meeting can take place either physically or digitally. For conflict mediation to start, all parties must want it.

A solution can e.g., be that the person sticks to contacting you when you both participate in the association’s activities.

If it is assessed that a person is a risk to members, volunteers, or other people who are at the activity. In that case, the person will be contacted and asked to change their behavior for the activities or be quarantined for 1-3 years.

 

 

We can’t handle everything.

As volunteers, we acknowledge that we cannot solve all problems and will seek external help if necessary, for example, https://offerraadgivning.dk/.

Although we cannot comment on people’s private matters, we still have a duty to report serious violations of Danish criminal law.

 

 

Incapability

Members of the committee/board can be declared ineligible. In the event of Incapability, this will mean that the person cannot participate in decision-making processes.

Incapability can be if.

  • The member is part of the matter.
  • The member is in the family or a relationship with involved parties.
  • A person may declare himself incapable for other reasons.

 

Announcement of the decision to the parties

When a decision is made, a letter is sent by email to the parties. This summarizes the case and describes what the decision is and consists of.

 

 

How long do we store your case?

We save inquiries and relevant information for cases for up to 5 years to assess whether breaches of our rules for safe participation are violated again after a quarantine.

 

 

Background for this process

We refer to the communities guidelines for exclusion here.

 

The Security Committee

Asger Deleuran Müller (mail manager)

Kaare Husmann

Daniel Møbjerg

Daniel Regin Mortensen

Rasmus Bjørnskov-Bartholdy

As a starting point, the safety committee of at least one board member, one from the project to which the complaint relates (Sunfall, Cyberpunk, etc.)

 

 

The communities guidelines for good behavior in the association

  1. If another participant asks you to stop, stop and listen.
  2. Respect other people’s boundaries, even if they are different from yours.
  3. Confront your fellow participants if you see them behaving in a way that goes against our communities guidelines.
  4. Don’t get too drunk at our activities.
  5. Seek consent from the other party before involving romance and sexuality in activities.
  6. Give a clear and honest “Yes” or “No” if asked for consent.